La colaboración maximiza el talento y el tiempo en la empresa

En su libro, Evan Rosen ha testado cómo son las estrategias de comunicación y colaboración en las empresas de la famosa lista Fortune 500. Partiendo de esa información ha escrito una “guía” para que tanto directivos como trabajadores incrementen la cultura de colaboración en el marco de sus propias empresas.

Para ello, se ha centrado en empresas de sectores muy diversos, desde Dow Chemical, pasando por Boeing o la Clínica Mayo, sobre las que relata historias y casos específicos respecto a problemas de productividad y comunicación que fueron resueltos por gente innovadora introduciendo prácticas de colaboración en los estilos de trabajo cotidianos.

En el libro explica exactamente cómo y por qué estas herramientas de colaboración pueden motivar y ayudar a dirigir una empresa. Rosen no duda en echar mano a ejemplos curiosos para ilustrar sus ideas.

Así, usa el ejemplo de los fumadores para hablarnos de un método perfecto para echar por tierra algunas barreras de comunicación. No es que anime a fumar dentro de las empresas, pero, tal y como hacen los fumadores que se reúnen a las puertas de las oficina y hablan de sus roles y sus actividades dentro de la organización (con la camaradería que les da su condición de fumadores), hay herramientas tecnológicas que podrían hacer la misma función que esas reuniones informales. La mensajería instantánea, la videoconferencia, entre otras, potencian la unión de la gente en intercambios rápidos y distendidos de información e ideas.

Miedo a las nuevas tecnologías

En este sentido, los directivos que tienen miedo de las nuevas tecnologías son catalogados por Rosen como “de la vieja escuela” y defiende que estas herramientas de comunicación tienen más beneficios que peligros.

Según se resume en un artículo publicado por Knowlege W. P. Carey, el libro ha detectado tres tendencias clave que están haciendo cambiar el paisaje empresarial y están aumentando la demanda de interacciones más ricas dentro de las organizaciones:

1. Tecnológica: convergencia de video, voz y datos sobre el protocolo de Internet.
2. Económica: sacando el máximo partido a los mejores talentos sin importar la zona geográfica.
3. Cultural: el deseo de una respuesta inmediata en la comunicación.

Estas tendencias están liberalizando el mercado laboral, permitiendo a los mejores trabajadores acceder a buenos puestos. Además, las industrias están descubriendo que los trabajadores principiantes pueden generar ideas que benefician a la compañía gracias a su habilidad para comunicarse a todos los niveles.

El diseño del lugar de trabajo está abriendo su espacio físico. La tecnología que facilita la economía global está permitiendo entender y conocer otras culturas y otros modos de pensar. Así, “es buen momento para que las empresas abandonen su “status quo” y se adhieran a la flexibilidad y nuevos métodos de trabajo en colaboración”.

La cultura de la Clínica Mayo

El Dr. William Worral y sus hijos fundaron esta clínica en 1883. Su misión desde el principio fue proporcionar cuidados sanitarios en un contexto de colaboración entre enfermeras, doctores y todo el staff. Los resultados, dice el libro, saltan a la vista, ya que es uno de los sistemas sanitarios punteros y de más prestigio del mundo. Mayo llama a su método “práctica clínica integrada”

El chequeo completo de un paciente en esta clínica está totalmente coordinando y suele hacerse en un día. Los equipos de especialistas y técnicos se reúnen en persona o a través de videoconferencia para llegar a un acuerdo sobre el diagnóstico y la estrategia de tratamiento.

Cuando esta empresa impulsó su marca a mediados de los 80 abriendo clínicas en Florida y Arizona, pareció que éstas estaban desconectadas geográfica y culturalmente de su matriz. Para continuar e integrar su filosofía de empresa, se hizo necesario implementar mejores herramientas de comunicación. Para empezar, adoptó un sistema de “buscas” que permitió a todos los empleados, sin importar dónde se encontraran, comunicarse entre sí simplemente marcando cinco dígitos. Muy pronto, la necesidad de comunicaciones urgentes visuales y de voz se hizo evidente. Hoy en día, la Clínica Mayo usa videoconferencia sobre satélites y está disponible del mismo modo que pueda estarlo el agua o la electricidad en sus instalaciones.

Finalmente, Rosen considera que hay diez elementos culturales que están presentes habitualmente en los trabajos que se hacen en colaboración.

Confianza. Para intercambiar ideas y crear algo con los demás, es necesario desarrollar la confianza. Es un reto, sobre todo en culturas organizativas competitivas. En cualquier caso, dice el libro, los directivos y empleados han de superar sus miedos para generar esa confianza y colaborar más libremente.

Compartir. Acaparar información impide la libre circulación de las ideas y sabotea la colaboración. Compartiendo lo que sabemos estamos mejorando la creación colectiva por un orden de magnitud que hace que todo el mundo se sienta valioso.

Fines. Darse un tiempo para consensuar los fines al inicio de un proyecto de colaboración proporciona el ímpetu para compartir esa creación.

Innovación. El deseo de innovar acrecienta la colaboración. Y, en el sentido contrario, la colaboración aumenta la innovación, asegura Rosen en el libro.

Ambiente. El diseño de los espacios físicos y virtuales tiene un impacto directo en la innovación y la colaboración.

Caos colaborativo. Mientras que toda la gente requiere cierto orden, la colaboración efectiva necesita cierto grado de caos. Este “caos colaborativo” permite que surja lo inesperado, con lo que se obtiene retornos muy ricos.

Confrontación Constructiva. Las grandes colaboraciones necesitan un intercambio de puntos de vista, lo que algunas veces significa una confrontación o una expresión de ideas candorosa. Quienes colaboran tienen que confrontar sus ideas hasta limar sus diferencias y hacer que su creación sea mejor.

Comunicación. La colaboración está íntimamente ligada a la comunicación, tanto interpersonal como dentro de la organización.

Comunidad. Sin un sentido de la comunidad perdemos confianza y comodidad. Por eso, la comunidad debe estar presente para que se de una colaboración efectiva.

Valor. La primera razón por la que colaboramos es para crear valor, reduciendo el ciclo o el tiempo de desarrollo de un producto, creando un nuevo mercado, resolviendo un problema más rápidamente o aumentando las ventas.