La gestión del conocimiento, clave para competir

La Intranet Corporativa es la gran herramienta a utilizar


Cada vez las empresas compiten más en información y servicios que en productos, sea cual sea su campo de actividad. Esto explica que eventos como un incendio donde “sólo” se pierde información (como el del Windsor, donde no había maquinaria), o sencillamente la marcha de un empleado clave, puedan hacer tambalearse una pyme. Las empresas que triunfan son aquellas que gestionan y explotan su conocimiento, su “saber hacer”, eso que llaman “know-how”, y que es la sabiduría y experiencia acumulada por sus empleados. Por Sergio Manaut.



Desde hace años se viene hablando de la “gestión del conocimiento” y las herramientas informáticas para llevarla a cabo, afirman Javier Fernández Gallardo, gerente de Inforges Consultores , y Gonzalo Casado Meseguer, director de Tecnología de Inforges Tecnología. Los especialistas destacan que la Intranet Corporativa se ha convertido en la gran herramienta para gestionar el conocimiento en la empresa. "Afortunadamente, los costes de la tecnología hoy permiten que cualquier pyme pueda plantearse la implantación de una intranet", aseguran.

Interrogantes

Pero, ¿en qué consiste esta herramienta? ¿Qué ventajas puede esperar el empresario al implantar una intranet? ¿Es otra moda pasajera o realmente aporta valor?

La intranet, responden, se suele definir como una página web de uso exclusivamente interno. Si bien esto es técnicamente correcto, aclaran, queda lejos de explicar su utilidad. Para hacerse de una idea más cabal acerca de su utilidad, Fernández Gallardo y Casado Meseguer, dicen que la mejor forma de hacerlo es ver los principales beneficios que aporta a los colectivos de la empresa:

· Para los empleados, la intranet es un punto de encuentro con la organización, un sitio donde buscar y aportar, un punto único de acceso a información de todo tipo, documentos, plantillas, gestiones y aplicaciones.

· Para la Dirección, la intranet es el vehículo para transmitir su proyecto empresarial, ya que es el canal principal de comunicación con los empleados.

· Para el departamento laboral, promueve la colaboración y el trabajo en equipo, disemina información y formación y desarrolla el capital humano de la empresa.

· Para los responsables de productos, líneas de negocio, departamentos, etc., la intranet es el lugar de gestión del conocimiento relativo a sus áreas o productos, atendiendo tanto al resto de colectivos de la organización como a sus gestiones internas.

Otros beneficios

Además de estos beneficios específicos, existen otros genéricos:

· Movilidad: cualquier empleado puede acceder a la intranet con seguridad desde un ordenador conectado a Internet y trabajar como si estuviera en su despacho.

· Gestión del conocimiento delegada: Cada empleado incorpora la información de su competencia. Todo el mundo aporta y la intranet no es una carga de trabajo especial en un departamento concreto.

· Ahorro: De tiempo y dinero. Todo el mundo sabe dónde está la información que necesita, desde la tarifa de precios actualizada al calendario laboral. Se eliminan faxes, cartas y horas dedicadas a envíos de información. Las herramientas de búsqueda hacen el proceso sencillísimo.

· Seguridad: Toda la información importante de la empresa está dentro de un “circuito de seguridad” (con copias de seguridad diaria o semanalmente, etc.). Los “permisos” hacen que la información confidencial sólo sea accedida por quien debe hacerlo.

· Mejora continua: Se fomenta la estandarización y la exportación de mejores prácticas: al ver todos cómo trabajan los demás (tipo de contratos usados, etc), unos aprenden de otros y así se mejora el desempeño general de la empresa.

Ver la utilidad

Ahora, proponen los expertos, hay que ver su utilidad: Mientras que antes, compartir la información dependía de que alguien se molestara en enviarla por email (en el mejor de los casos), y que ese email se leyera, ahora la información está centralizada y una vez que la organización empieza a usar la intranet, se crea una cultura de trabajo en equipo: es la e-colaboración, la piedra angular de la gestión del conocimiento. Se deja de trabajar aisladamente para trabajar en común, en red.

Además, añaden, cuando alguien deja la empresa, su trabajo no se pierde con su marcha (el conocimiento permanece). Lo mismo cuando alguien se incorpora: dispone de toda la información necesaria (manual del empleado, procedimientos...).

Así las cosas, muchas pymes ya gestionan su conocimiento mediante una intranet. Esto es vital en empresas con delegaciones o franquicias donde la matriz provee los servicios y el conocimiento a oficinas geográficamente dispersas, o en despachos profesionales que ofrecen servicios integrales a clientes mediante la colaboración de especialistas. Para estos colectivos es fundamental compartir expedientes y la documentación asociada con agilidad, dicen los especialistas.

"Compartir y Colaborar"

Son los términos que se repiten a lo largo de este artículo, subrayan, y explican que de esto es de lo que se trata: ser más competitivos mediante una herramienta sencilla, accesible y tremendamente eficaz.

Las claves: elegir una opción adecuada a nuestras necesidades, realizar un buen desarrollo del producto y sobre todo, trabajar en la organización para que la Intranet cobre vida.

"Como tantas veces, cuando se termina la implantación del sistema es cuando empieza el verdadero trabajo: involucrar a la gente", aclaran.



Lunes, 11 de Abril 2005
Sergio Manaut
Artículo leído 7020 veces





Nota

Comente este artículo

1.Publicado por mendivil el 21/04/2008 15:13
hola, me podrian decir quién es
Fernández Gallardo y Casado Meseguer

leí el articulo
La gestión del conocimiento, clave para competir
La Intranet Corporativa es la gran herramienta a utilizar

y me parece interesante
pero quisiera saber a quienes hace referencia

gracias

Nuevo comentario:
Twitter

Los comentarios tienen la finalidad de difundir las opiniones que le merecen a nuestros lectores los contenidos que publicamos. Sin embargo, no está permitido verter comentarios contrarios a las leyes españolas o internacionales, así como tampoco insultos y descalificaciones de otras opiniones. Tendencias21 se reserva el derecho a eliminar los comentarios que considere no se ajustan al tema de cada artículo o que no respeten las normas de uso. Los comentarios a los artículos publicados son responsabilidad exclusiva de sus autores. Tendencias21 no asume ninguna responsabilidad sobre ellos. Los comentarios no se publican inmediatamente, sino que son editados por nuestra Redacción. Tendencias21 podrá hacer uso de los comentarios vertidos por sus lectores para ampliar debates en otros foros de discusión y otras publicaciones.