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Los empleados piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo

Según nuevos datos, el personal prefiere dedicar su tiempo a trabajar


Con el fin de las vacaciones de verano y la vuelta a la oficina llegan las tan temidas y despreciadas reuniones de equipo. El reencuentro de jefes y subalternos para afinar estrategias de acción a emprender en lo que queda de año es visto por los empleados, según los expertos, como una absoluta pérdida de tiempo. Peor reputación tienen las reuniones híbridas, en las que parte del personal está conectado a través de ordenadores o en videoconferencia. Son indispensables, está claro, pero ¿cómo lograr que las reuniones de equipo sean productivas y el personal cambie de opinión sobre ellas? Por Iván Abreu Anaya.



Habrá a quien le dé absolutamente igual la opinión de su equipo de subalternos. Las reuniones son vitales para avanzar desde distintos frentes y las normas son las normas. Pero, si tenemos en cuenta que la predisposición del personal para con estos encuentros puede generar resultados poco óptimos en el desarrollo de la empresa, entonces llegaremos a una conclusión única: debemos conseguir la estrategia de hacerlas más efectivas y “productivas”.

Las grandes empresas suelen organizar convenciones para su personal, en las que se determinan las nuevas maniobras y patrones a seguir. Los directivos intentan hacer atractivas estas reuniones incluyendo en ellas incluso actividades de ocio para el equipo, que ayuden a sus componentes a integrarse y a relajarse.

Se presume que esto propiciará la unificación de criterios y que se logre la empatía entre el equipo y la gerencia, pero la realidad, según el experto en gestión y comunicación Wayne Turmel, es otra.

Turmel ha dirigido una investigación sobre este tema, con la finalidad de desvelar la estrategia adecuada para que los drectivos logren reuniones exitosas. Su sondeo ha revelado las 10 principales razones por las que los empleados no soportan las reuniones de trabajo.

El contenido es el problema

En general, invertir tiempo y dinero en reuniones o en videoconferencias para lograr la máxima convocatoria es perder toda iniciativa si el contenido a comunicar al equipo es poco viable, afirma Turmel.

Cuando los objetivos a alcanzar son lejanos a la realidad del mercado nos arriesgamos como líderes a no lograr la atención verdadera del equipo. Como gerente, se deben priorizar objetivos siempre en base a la realidad social, más que en función de las expectativas personales y aspiraciones que se tengan.

En el digital especializado Management-Issues, Turmel habla, además, de las 10 principales quejas por las que los empleados rehúyen las reuniones:

1. Las reuniones no empiezan ni terminan a tiempo, se extienden de manera inevitable y causan retrasos en las tareas diarias del personal.

2. La gerencia no dirige la reunión en la dirección correcta (si no se puede aportar en la información compartida aspectos que contribuyan a la productividad de todos, se pierde la atención de aquellos empleados a los que simplemente deja de importarles lo que les cuentan).

3. La gente siempre termina preguntándose de que se trataba la reunión. Se pierde el tiempo en dilatadas charlas que no van a ningún sitio.

4. Incluso si saben de qué se trata, no están adecuadamente preparados para contribuir a la discusión como personal. Prefieren saber previamente de que se tratará en la reunión para preparar sus inquietudes.

5. Demasiado tiempo se dedica a hacer que todos tengan la última versión de los documentos que se han actualizado. En opinión de los encuestados, se desperdicia con esta acción tiempo vital que puede ser invertido en las labores que deben desempeñarse, y por las que se les paga.

6. Los que toman las decisiones claves no aparecen o llegan tarde a la reunión. A menudo según los participantes del estudio, las personas claves dentro de las empresas faltan a estos encuentros, lo que hace más improductivas las reuniones.

7. Si las personas que deben contribuir no lo hacen, los jefes harán siempre lo que les parezca sin contar con el resto (es la percepción del personal).

8. La gente que realmente puede contribuir a la solución de las situaciones muchas veces no está dispuesta a escuchar (los empleados no se sienten escuchados).

9. El personal convocado no tiene claro la logística de la reunión (presentándose en salas de conferencias equivocadas por no contar con la convocatoria acertada y no tener el sitio exacto de la reunión).

10. Ellos (los gerentes) pierden el enfoque y con ello la atención de todos.

Las soluciones mágicas no existen

Todo esto conduce a grandes quejas, según el experto, y es que los líderes de equipos no cumplen con lo que se supone que todo el mundo espera de una reunión, lo que genera la sensación en el colectivo de pérdida de tiempo.

“El punto es que si nos fijamos en cualquiera de estos problemas, que se pueden resolver fácilmente, utilizando un poco de sentido común, se puede dar un paso adelante”, asegura el experto.

“También hay que decir que muchos de estos problemas se aplican tanto a las personas que dirigen las reuniones como a las que son meros asistentes. Todos compartimos la culpa", añade Turmel.

Las soluciones mágicas no existen, concluye el especialista, que aconseja a los gerentes revisar muy cuidadosamente cada punto a exponer en las reuniones, sintetizar al máximo y no hablar más ni menos. Alcanzar la justa medida, recordando que la verborrea lejos de hacer ameno un encuentro lo convierte en tedioso e improductivo.



Domingo, 2 de Septiembre 2012
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